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12/09/2017

Assistant(e) de direction de l’Institut de Recherche en Gestion (IRG)

Université Paris-Est Créteil, Créteil

Administratif Ressources Humaines Comptabilité Communication Stratégie

Présentation de l'établissement

Avec ses sept facultés, 4 instituts, 3 écoles et un observatoire, l’Université Paris-Est Créteil Val de Marne est présente dans tous les domaines de la connaissance depuis 1971.
Les enseignants-chercheurs, les enseignants et plus de 3000 vacataires issus de partenaires publics et privés forment chaque année plus de 30 000 étudiants et actifs de tous les âges.

Acteur majeur de la diffusion de la culture académique, scientifique et technologique, l’université dispense un large éventail de formations dans plus de 300 disciplines, de la licence au doctorat. Elle offre ainsi un accompagnement personnalisé de toutes les réussites, grâce à des parcours de formation initiale, des validations d’acquis et la formation continue, ou encore par le biais de l’apprentissage.

Description du poste

Mission(s) :
Rattachée à la direction de la FSEG, il/elle assiste la directrice du laboratoire de recherche (75%) et assure la gestion du master Conseil, études et recherche (25%). Le laboratoire IRG compte 108 enseignants chercheurs et une quarantaine de doctorants (UPEC et UPEM). Le budget annuel de l’IRG (UPEC – chiffre 2017) est de plus de 56000 euros.

Activités essentielles :
Assistance auprès du responsable du laboratoire (IRG) :
Soutien/lien administratif auprès des EC et des doctorants dans leurs démarches liés à la recherche
Suivi budgétaire : Suivi et analyse des dépenses. Contrôler l’exécution du budget (préparation du BR) en lien avec le service financier de la FSEG
Préparation et organisation des réunions du laboratoire et de ses pôles de recherche
Rédaction et diffusion du compte-rendu des conseils de laboratoire
Mise à jour des tableaux des effectifs, des manifestations, des doctorants, des professeurs invités, des contrats de recherche.

Procédures Qualité : Qualicert, audit annuel
Préparation des bilans d’activités, des documents d’évaluation :
Compilation des données du référentiel de l’audit et mise à jour et suivi des documents.

Suivi des relations avec l’équipe située à Marne-la-Vallée
Assurer la liaison avec le service de la direction de la recherche et de la valorisation (DRV) de l’UPEC (transmission et demande des informations nécessaires)

Suivi des contrats et des conventions de recherche :
Dans le cadre des contrats de recherche, soutien aux EC dans l’application des procédures administratives
Organisation des manifestations spécifiques (colloques, journées d’études, séminaires) :
Information, relations avec les différents intervenants et partenaires,
Logistique : Coordination et gestion logistique des manifestations liées au laboratoire : interface avec les organisateurs, les prestataires extérieurs, le service du patrimoine de l’UPEC
Suivi financier des manifestations : devis, commande, mise en paiement.
Préparation, édition et diffusion des documents

Développement des actions d’information et de valorisation :
Recensement et mise à jour des publications via la plateforme HAL
Réalisation d’une newsletter en lien avec l’équipe de Marne la vallée
Actualisation du site internet, en lien avec l’équipe de Marne la vallée

Objectifs spécifiques liés à l’évaluation du laboratoire par la tutelle (tous les 5 ans):
Co écriture du prochain contrat quinquennal (2017-8)
Organisation et mise en forme de tous les documents nécessaires à la préparation de la visite de l’instance d’évaluation

Gestion d’un diplôme (Master 2 Conseil Etudes et Recherche)
Informer les publics, organiser le recrutement des étudiants, les réunions de pré-rentrée
Réaliser le planning des formations après avoir recueilli les vœux des enseignants et assurer son suivi
Suivre les inscriptions pédagogiques et administratives.
Préparer les examens : planning des épreuves et des surveillances, convocations des étudiants, organisation matérielle et logistique
Organiser les jurys et saisir les notes sur Apogée
Saisir les heures effectuées par les enseignants titulaires et vacataires
Mettre à jour les informations relatives au diplôme sur Apogée
Assurer le bon fonctionnement de l’évaluation des enseignements
Organiser les soutenances
Distribuer les diplômes et attestations de réussite
Activités associées : Procédures Qualité
Chaque programme dispose d’un dossier permanent, consultable à tout moment et dont l’objet est d’assurer le suivi de la formation et de répondre aux exigences de la certification qualité du réseau des IAE (Qualicert). Ce dossier est tenu à jour par l’assistant pédagogique du programme.

Profil recherché / Compétences requises

Compétences requises :
- Savoirs sur l’environnement professionnel
Connaissance générale des techniques de communication et de gestion administrative
Notions de base en gestion budgétaire et comptable souhaitées.
- Savoir-faire opérationnels
Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’Université
Savoir informer et rendre compte
Rechercher l’information, la vérifier, la classer
Maîtriser Apogée et les logiciels de bureautique
Planifier son activité et hiérarchiser ses tâches
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l’orthographe
Connaissance de l’anglais
Administrer un site web (éventuellement)
- Savoir-être
Rigueur, autonomie, sens des initiatives, amabilité, politesse, pugnacité, discrétion
Forte capacité d’organisation et de gestion des priorités

Environnement et contexte de travail :
Poste situé dans le bâtiment du département de l’IAE


Formation et expérience professionnelle souhaitables :
Avoir déjà exercé dans un service universitaire, soit en pédagogie, soit en recherche
Formation et expériences
De niveau Bac+2/Bac+3 et/ou posséder une expérience professionnelle équivalente

Documents à transmettre

CV et lettre de motivation

Contact

Florence Allard-Poesi (allard-poesi@u-pec.fr), Sandra Saint-Fleury (stfleury@u-pec.fr) et Service RH (service-rh-fseg@u-pec.fr)